אוטומציות בארגון: הטכנולוגיה היא החלק הקל

רוב מה שכתבתי פה על אוטומציות היה על הצד הטכני: איך נלחמתי בIntegromat וZapier, ואיך היום אני נותן לAI לבנות workflow דטרמיניסטי בn8n. אבל האמת היא שהצד הטכני אף פעם לא היה האתגר.

כשאני בונה אוטומציה למישהו בעבודה, הworkflow הוא החלק הקל. מה שקשה, וגם מה שאני הכי טוב בו, הוא להביא אדם אמיתי, עם דרך עבודה משלו ולוח זמנים עמוס, לסמוך על משהו שבניתי לו ולהישען עליו. זאת עבודה של הבנה והטמעה, לא של קוד. (כתבתי פעם על איך להשפיע בארגון גם בלי ותק ותפקיד, וזה ממש המשך לזה.)

אז במקום עוד פוסט טכני, אספר על שתי אוטומציות שבניתי לאנשים בעבודה, ועל מה שבאמת קבע אם הן נתפסו.

לא לפתור את כל העולם בבת אחת

לאחד מהאנשים אצלנו יש דוח שהוא מרכיב כל חודש. בגדול: להיכנס למערכת, לשלוף ממנה נתונים, ולהעתיק אותם בעבודת נמלים לתוך אקסל מסודר. עבודה משעממת, חוזרת ושוחקת.

הוא כבר ניסה לפתור את זה לבד עם AI. וזה דווקא לא עבד רע, אבל הייתה בעיה אחת שהרסה הכל: הוא לא ידע לסמוך על התוצאה. בכל פעם הAI החזיר משהו קצת אחר, אז הוא הרגיש חייב לעבור על הכל ידנית ולוודא. וברגע שאתה בודק הכל ידנית ממילא, האוטומציה כבר לא חוסכת לך כלום, היא רק עוד שלב.

זה כלל שאני חוזר אליו: פתרון גדול מדי, כזה ש"פותר הכל", מזמין אנשים לבדוק אותו, ובדיוק ככה הוא מאבד את הערך שלו.

אז לא ניסיתי לפתור לו את כל הדוח. שאלתי אם יש תהליך מסודר, והתברר שכן, אפילו מתועד יפה. ישבנו יחד וחיפשנו שלב אחד בתוך התהליך שעונה על שני תנאים: מצד אחד כואב לו במיוחד, ומצד שני קל יחסית לפצח בצורה מדויקת.

את השלב הזה בניתי בתור workflow דטרמיניסטי, בדיוק בגישה שתיארתי פה: בלי AI בנתיב המידע, רק חיבורים מוכנים שרצים אותו דבר בכל פעם. אותו קלט, אותו פלט, כל חודש מחדש. דווקא היציבות המשעממת הזאת היא מה שהחזיר לו את האמון, כי הוא יכול להריץ ולדעת בדיוק מה הוא הולך לקבל.

ופה גם נפלתי בפח האהוב על מתכנתים. התלבטתי איך נכון "להדליק" את הדוח, איזה trigger, איזו לוגיקה חכמה. ואז נזכרתי שהדבר הכי פשוט בעולם הוא schedule. תכל'ס הוא פשוט רץ לבד ב10 לחודש בשבע בבוקר, והדוח מחכה במייל. לפעמים הפתרון הכי טוב הוא גם הכי משעמם.

הוא ראה את זה עובד פעם אחת, ומשם זה כבר נמכר. וזה כל הרעיון: לא צריך לכבוש את כל התהליך ביום אחד. לוקחים שלב כואב אחד, פותרים אותו עד הסוף, וממשיכים הלאה. אמון נבנה לאט.

לזרום עם התהליך, לא נגדו

הדוגמה השנייה שונה לגמרי, אבל מובילה בדיוק לאותו מקום.

יש אגרונום שיוצא לאתרים בשטח כדי לבדוק עצים. הבעיה שלו היא לא הבדיקה עצמה, בזה הוא מומחה. הבעיה היא הזנב המנהלי: בשטח הוא צריך לזכור המון פרטים, ואחר כך לשבת שעות ולנסח מהם דוח מקצועי ומסודר.

הפיתוי הטכנולוגי כאן הוא לבנות לו אפליקציה יפה עם טפסים שימלא תוך כדי. אבל זה בדיוק הדבר שלא עובד. אף אחד לא רוצה למלא טפסים בטלפון כשהוא מטפס בין עצים בשטח. אנשים לא משנים הרגלים בשביל הכלי שלך, גם אם הוא מבריק.

אז במקום להילחם בהרגלים שלו, נשענתי עליהם. הוא ממילא כבר עושה את הדבר הכי טבעי בעולם: שולח לעצמו הקלטות קוליות בוואטסאפ, מצלם תמונות, וזורק הערות, הכל תוך כדי תנועה. האוטומציה פשוט מאזינה לצד השני של הצ'אט הזה. היא מתמללת את ההקלטות, אוספת את התמונות, וברגע שהוא כותב "סיימתי", מחכה לו דוח מובנה, בעברית מקצועית, על הנייר הרשמי שלו. (את הצד הטכני של החיבור לוואטסאפ תיארתי בפוסט על WAHA.)

ופה יש פרט קטן שהוא בעצם הכי חשוב, ושוב מתכנס לאותו עניין של אמון: הדוח לא ממציא. אם חסר לו מידע הוא לא משלים אותו מהדמיון, אלא משאיר ריק ואפילו מציין לאגרונום מה לא קיבל. בנוסף, נשלח אליו במייל גם התמלול המקורי, כדי שתמיד יוכל לבדוק מאיפה כל דבר הגיע. אני לא מבקש ממנו להאמין לקופסה שחורה, אני משאיר לו את הקצוות גלויים.

התגובה שהכי אהבתי הייתה פשוט: "נשלח אליי עכשיו למייל. זה גדול!". כי בסוף זה מה שמרגישים, לא "וואו, טכנולוגיה", אלא "מישהו הוריד ממני שעתיים של עבודה שחורה אחרי כל סיור".

איך אני ניגש לזה

אם לקחת את שתי הדוגמאות ולזקק מהן כמה כללים שאני הולך איתם:

שלב כואב אחד בכל פעם. אוטומציה שמנסה לפתור הכל בבת אחת מפחידה, ואנשים יבדקו אותה ידנית עד שהיא נהיית מיותרת. שלב קטן וברור שעובד מושלם שווה הרבה יותר.
להשתלב, לא לכפות. הרגלים זה הדבר הכי קשה לשנות. הרבה יותר חכם להבין איפה האדם כבר נמצא (וואטסאפ, אקסל, מה שזה לא יהיה) ולהיכנס לשם, מאשר לדרוש ממנו לעבור לעולם שלי.
אמון לפני יכולת. עדיף תהליך צנוע שאפשר לסמוך עליו בעיניים עצומות, מתהליך מרשים שצריך לבדוק כל פעם. דטרמיניזם, שקיפות, והעובדה שהמערכת לא ממציאה, הם מה שבונה את האמון הזה.
אני לא מחליף את המקצוען. אני לא בא במקום האגרונום או במקום מי שמכיר את הדוח על בוריו. אני רק לוקח את העבודה השחורה ומחזיר להם את הזמן בשביל מה שהם באמת טובים בו.

בעיניי זאת ההגדרה של אוטומציה טובה בארגון: כזאת שאנשים שוכחים שהיא בכלל קיימת, כי היא נכנסה בול לתוך מה שהם ממילא עושים.

מה הלאה?

בשתי הדוגמאות כאן ידעתי מראש מה התהליך צריך לעשות, וכל האתגר היה בהטמעה. אבל יש מקרים הפוכים, שבהם הקושי הגדול הוא שעדיין לא יודעים מה התהליך בכלל צריך להיות.

יש לנו, למשל, מערכת בדיקות אוטומטיות, ואנחנו רוצים לייעל את הפידבק שהיא נותנת. רק שעדיין לא ברור לנו איזה פידבק אנחנו בכלל רוצים לקבל, ואיזה פידבק היא מסוגלת לתת, וכל עוד חסר לנו המידע הזה קשה להוציא ממנה ערך אמיתי. על זה ארחיב בפוסט נפרד.

ואתם, איפה הייתם נכנסים? אם יש לכם תהליך ידני ושוחק בעבודה, אשמח לשמוע עליו בתגובות, וננסה יחד לחשוב מאיפה הייתי מתחיל.